אנשים רבים נרתעים כאשר הם שומעים את צירוף המילים "הנהלת חשבונות".
התנהלות פיננסית נכונה אינה נחלתם של כולם, אך היא הכרחית מאין כמוה, בעיקר במדינה בה המיסוי גבוה וההתמודדות מול הרשויות הללו עשויה להיות מתישה במקרה הטוב
ומסוכנת במקרה הרע.
חשוב להבין את בסיסה של הנהלת החשבונות לניהול חיים פיננסיים שפויים.
במאמר זה ננסה להניח את כללי היסוד.
ברצוני לפתוח עסק- מה עכשיו?
ברכותינו, יש לך רעיון לפתוח עסק. ישנם מספר צעדים בירוקרטיים שברשותך לעשות בדרך להפיכת העסק לחוקי ורשמי. הנהלת החשבונות היא בגדר עמוד השדרה של כל עסק באשר הוא, קטן כגדול. היא כוללת ניהול הוצאות והכנסות, הפקת חשבוניות, תעודות משלוח לספקים, ניהול מלאי בצורה נכונה ותיעוד ומעקב אחר תנועות העסק. מלבד ייעוץ שוטף עם גורמי מקצוע כמו רואה חשבון או יועצי מס, ניתן גם להשתמש בתוכנות הנהלת חשבונות מקוונות לניהול נכון ויעיל של העסק. אחת התוכנות המומלצות הללו היא למשל payper.
ניהול יומן
אחד היסודות של הנהלת החשבונות הוא ניהול יומן. כל עסק קם ונופל על היחס בין ההכנסות להוצאות שלו, מה שמתבצע בניהול יומן. כל עסקה עוברת רישום מסודר בספר החשבונות במטרה ליצור איזון בסכומים הנקובים. על ידי רישום נכון של תנועות הזכות והחובה של העסק ניתן להבין על אופי התנהלותו ורווחיותו. מדובר בעצם בהנהלת חשבונות כפולה: היא רושת גם את צד החובה של סוג ההוצאה של העסק, לדוגמה הוצאות דלק, חשבון טלפון עסקי ואפילו כיבוד קל, ומנגד צד הזכות שהוא הסכום ששולם עבור השירותים שמספק העסק. הבנה בסיסית בנושא זה היא קריטית לניהול נכון ושוטף של העסק. גם מי שאינו זורם בעורקיו הידע הפיננסי, יכול להיעזר בתוכנות הנהלת החשבונות שמבצעת רישום אוטומטי ומונעת טעויות אנוש.
הפקת חשבוניות
הפקת חשבוניות לבית העסק היא חובה על פי חוק עבור כל עסק המוגדר ככזה המעניק שירות או מוצר כלשהו. כיום, ניתן להפיק חשבוניות "ירוקות", כלומר מבלי הצורך להדפיסן ולשלחן בדואר או להגיש אותן באופן פיזי. הממשק האינטרנטי מאפשר ניהול נוח של שליחת חשבוניות לספקים, הן מתועדות ונשמרות באופן אוטומטי במחשבכם מבלי הצורך להתרוצץ ולחפש אותן אחר כך, והן מאוד נוחות לשימוש.
ניהול דוחות לרשויות המס
כל עסק עצמאי מחויב לדווח לרשויות המס השונות, בין מע"מ ומס הכנסה, אודות הכנסותיו והוצאותיו. בהתאם לגודלו של העסק והכנסותיו המשוערות, ייגזרו אחוזי המס אותו הוא חייב לשלם על פי חוק. ישנן תוכנות שביכולתן להפיק דוחות מע"מ ודוחות מס הכנסה ולהעבירן לגורמים הרלוונטיים במהירות. זכרו, עיקרון הזמן קריטי מאין כמוהו במקרה של תשלום לרשויות המיסים, שכן כל עיכוב עלול לגרור יצירת חובות לא רצויים.
לסיכום, תחום הנהלת החשבונות אינו מרתיע ומאיים כבעבר. כיום ישנם מגוון פתרונות טכנולוגיים מלבד אנשי המקצוע, שעשויים לחסוך עבור העסק שלכם זמן וכסף רב, ובעיקר- לשמור על העסק שלכם יעיל ורווחי.
